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仕事のメールを読みやすくする「改行のコツ」をプロが伝授

仕事のメールを読みやすくする「改行のコツ」をプロが伝授

仕事をする上で避けられないのが、メールのやりとり。書き方によっては、なかなか相手に読んでもらえず、案件が進まないことも。今回は日本ビジネスメール協会代表の平野友朗さんが「仕事の効率がアップする、メールのレイアウト術」をレクチャーした。

【10月16日(水)J-WAVE『STEP ONE』(ナビゲーター:サッシャ・増井なぎさ)のワンコーナー「SAWAI SEIYAKU SOUND CLINIC」】



■大切なのは「うまく書く」ことではなく「読みやすそうなメール」を書くこと

平野さんがメールの研修をすると「メールの文章をうまく書くには?」という相談をよく受けるという。

平野:どんなに内容がよくても、パッと見た瞬間に読みたいと思えなければ、相手はそのメールを閉じてしまう、もしくは後回しにする可能性があります。いい文章を書くよりも、パッと見て読みたい、読みやすそうと思わせるメールを書くことが大切です。

理由については「人は過去にいろんなメールを見てきているので、読みやすいメールに対して印象がいいんですね。過去に処理がちゃんとできた、答えられた経験があるので読みやすそうなメールというのは、好感を持たれて早く処理をもらえる可能性がある」と解説した。

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■「改行と空間」を意識して読みやすく!

読みやすいメールを書くためのポイントは「改行と行間」の2つだという。

平野:人の目というのは、空白と空白ではさまれたものを1つの意味のある塊として認識をします。メールが全て行間がなくくっついていると、熟読しなくてはいけないので時間がかかる。これがたとえば挨拶と名乗りがくっついていると、パッと見た瞬間に「ここはあいさつ、名乗りだから読み飛ばそう」と、ストレスなく本題に入っていく。本題も冒頭の要旨の前後が1行ずつ空いていると「ここから要旨なんだな、詳細がその下にあるんだな」と、全体の構造がパッと見てわかります。

平野さんは「改行」について、細かなポイントをレクチャーした。

平野:5行以内で1行空白の行を入れてください。それから改行のポイントですが、単語が2行にまたがると読みづらいので、文節や句読点で強制的に改行を入れてください。文字数で言うと15文字から25文字ないし、30文字ぐらい使っても構いませんので、単語が2行にまたがらないような書き方をしましょう。

メールの見た目の美しさに気を付ける。今回はすぐにでも実践できるテクニックなので、日ごろからメールの書き方に迷っている人は、ぜひ実践してみてほしい。

J-WAVE『STEP ONE』のワンコーナー「SAWAI SEIYAKU SOUND CLINIC」。木曜日は、ビジネスシーンはもちろん、ご近所付き合いでも使える会話術を紹介している。時間は10時54分。お楽しみに!

【この記事の放送回をradikoで聴く】(2019年10月23日28時59分まで)
PC・スマホアプリ「radiko.jpプレミアム」(有料)なら、日本全国どこにいてもJ-WAVEが楽しめます。番組放送後1週間は「radiko.jpタイムフリー」機能で聴き直せます。

【番組情報】
番組名:『STEP ONE』
放送日時:月・火・水・木曜 9時-13時
オフィシャルサイト: https://www.j-wave.co.jp/original/stepone/

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