オフィスのペーパーレス化は○割削減が理想的？

J-WAVEで放送中の番組「J-WAVE TOKYO MORNING RADIO」（ナビゲーター：別所哲也）のワンコーナー「MORNING INSIGHT」。2月21日（火）は、オフィスに広がるテクノロジーに注目。ペーパーレスを実現するシステム「SideBooks（サイドブックス）」を提案している東京インタープレイ株式会社代表取締役社長、米田英輝さんをゲストにお迎えしました。

なかなか難しいビジネスの場でのペーパーレス化。リスナーに聞いた「オフィスで1日平均何枚のコピーを取りますか？」というアンケートでも、10枚以上100枚以下と答えた人が、実に49％もいました！

米田さんが提案する「SideBooks」は、タブレット製品やパソコンに入れて使うアプリで、すでに47の自治体や議会で導入されています。導入例によると、地方議会の定例会で議員1人あたり年間1万枚、全議員と職員を合わせると50万枚あった紙の消費を、「SideBooks」の導入で7～8割削減することに成功したそうです。

全国でいち早く「SideBooks」を導入した神奈川県逗子市議会の議長、菊池俊一さんは、「まず定例会で、多いときは1人あたり1000枚使う資料用の紙を削減できました。他にも、たくさんの資料を持ち運べるので、町で市民の方から質問があった時にすぐ答えることができるのが議員としては最大のメリットだと思います。職員がコピーしなくて良くなったので負担が減り、本来やるべき仕事に回せるようになりました」とメリットを話してくださいました。

現在、一般企業への導入も進んでいるそうで、全国に20～30の支店をもつある企業では、テレビ会議で手元のタブレットで資料を共有し、出張費削減という効果も出ているそうです。

別所も実はこの日の台本をSideBooksに入れて実際に使ってみたようなのですが、見てほしいページを共有し通知する機能や、メモやマーカーで色分けできるなど、「ストレスがない！」と使用感を語っていました。

ちなみにシステム導入には、50名が使用できるプランが3万円、タブレットは各自で用意することになります。米田さんは「無理に紙を全て無くすという強行的なペーパーレスをやってしまうと現場が混乱してしまうので、無理のない範囲から始めて、だいたい7割くらい削減できるくらいがちょうどよいです。残り3割は、段階的に減らすなり、必要なものは紙で残していくのも重要かと思います」と、オフィスでの程よいペーパレス化を勧めていました。

次回22日（水）は、人工知能エンジン「KIBIT」を開発した、株式会社FRONTEO取締役CTOの武田秀樹さんをお迎えし、お話を伺います。どうぞお楽しみに！

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【番組情報】
番組名：「J-WAVE TOKYO MORNING RADIO」
放送日時：月・火・水・木曜 6時－9時
オフィシャルサイト：https://www.j-wave.co.jp/original/tmr/