恥をかかないビジネスメール術について、一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事の平野友朗さんに伺いました。
【5月21日（火）『STEP ONE』の「BEHIND THE SCENE」(ナビゲーター：サッシャ、増井なぎさ)】
http://radiko.jp/share/?sid=FMJ&t=20190521101042
■ビジネスメールが過剰品質になっている人が多い
平野さんはこれまで1万通以上のメールを添削し、業務を改善してきたプロフェッショナルです。平野さんによると、メールが過剰品質になっている人が多いとのこと。
・目安は1通5分
平野：100点のメールでないといけないとの思いから、1通に15分かける人もいますが、目安は5分。少ない時間で最大の効果を出すのが1番いいと思います。考えず、悩まずに、1通を5分で書くのが理想です。
・タイトルだけで中身がわかる
平野：「〇〇の件」「〇〇について」というタイトルを使わないようにしましょう。件名がボンヤリしていると、優先順位をつけられません。「会議について」というタイトルだと、会議の場所なのか、日時の話なのか分かりません。「会議（5月23日 日程変更のご相談）」と書いておくと、内容の予測がつきます。そうすると「早く見なきゃいけない」と考えます。受け手の読み方をコントロールしないといけないので、相談だったら「相談」、報告だったら「報告」と書いておくと、読んでいる人は「これはアドバイスしないといけない」と思って読んだり、読み方をコントロールできます。
・パッと見て、読みやすそうな事が大事
平野：上から、宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、締めの挨拶、書名の型にのっとるのも大切ですし、1行をダラダラと書かないこと。Gmailの場合、私のパソコンでは89文字横に表示されますが、ダラダラ書くと読みづらいので、20から30文字書いたら、強制的に改行します。
内容が大きく変わるときは2行あけたり、罫線を入れたりして、区切れ目を見せるのも読みやすくなるコツです。
・避けたほうがいい表現
平野：例えば「◯◯させていただく」といった表現を多用するのは避けましょう。「書類を作成させていただき、お送りさせていただきます」といった文章だと分かりづらいです。「書類を作成し、お送りいたします」で十分です。「させていただきます」は、一見丁寧に見えますが、多用すると逆に読みづらくなり、頭に入ってこなくなります。
・「取り急ぎ」「ご返信不要です」も要注意
平野：私は読みながら返事を書くタイプなので、最後まで読んで「ご返信不要です」と書いてあるとガッカリします。返信するかしないかは相手が決めることなので、「返信不要です」と書く必要はありません。あと「取り急ぎ」と書く人がいますけど、「取り急ぎ」はその後にきちんとした連絡があるイメージなので、書かなくてもいいです。
・「◯◯様」「◯◯さま」
平野：私の場合は、関係がしっかりと構築できてきたら、少しくだけて「さま」を使ったり、「さん付け」に変えることもあります。あるいは、会社名を省略して距離感を近くすることが多いですね。ただし、目上の方や礼儀を重んじる方には、「様」をつけてしっかりと書いたほうがいいでしょう。
・返信は朝と夕方
平野：私たちが行っているビジネスメール実態調査では、7割の人が返信が遅れることがわかっています。まずはルールを決めるのが1番です。例えば、12時間以内に返信するとか。私の場合は、朝出社したらたまっているメールを全て処理して、夕方会社を出るときに、その時点でたまったメールを全て処理します。そうすると、「メールの返事が早い」と思ってくれます。朝と夕方と仕事の合間に隙間を見つけて、ちょこちょこと返事をすれば十分です。
・遅い時間のメールは避けたい
平野：送信する時間は、基本的には夜には送らないほうがいいです。夜中の12時にメールが届いたら、労働している時間だと思われてしまう可能性があります。勤務時間内に送りましょう。相手が携帯に転送していて、それで目を覚ましてしまうとか、そういう苦情がたまにありますね。最近はGmailに予約機能がつきました。土日に仕事をするときは月曜の朝に送信するように予約をすることもできます。
平野さんの著書『伝わるメール術 だれも教えてくれなかったビジネスメールの正しい書き方』もチェックしてみてください。
【この記事の放送回をradikoで聴く】
※PC・スマホアプリ「radiko.jpプレミアム」（有料）なら、日本全国どこにいてもJ-WAVEが楽しめます。番組放送後1週間は「radiko.jpタイムフリー」機能で聴き直せます。
【番組情報】
番組名：『STEP ONE』
放送日時：月・火・水・木曜 9時－13時
オフィシャルサイト：http://www.j-wave.co.jp/original/stepone
【5月21日（火）『STEP ONE』の「BEHIND THE SCENE」(ナビゲーター：サッシャ、増井なぎさ)】
http://radiko.jp/share/?sid=FMJ&t=20190521101042
■ビジネスメールが過剰品質になっている人が多い
平野さんはこれまで1万通以上のメールを添削し、業務を改善してきたプロフェッショナルです。平野さんによると、メールが過剰品質になっている人が多いとのこと。
・目安は1通5分
平野：100点のメールでないといけないとの思いから、1通に15分かける人もいますが、目安は5分。少ない時間で最大の効果を出すのが1番いいと思います。考えず、悩まずに、1通を5分で書くのが理想です。
・タイトルだけで中身がわかる
平野：「〇〇の件」「〇〇について」というタイトルを使わないようにしましょう。件名がボンヤリしていると、優先順位をつけられません。「会議について」というタイトルだと、会議の場所なのか、日時の話なのか分かりません。「会議（5月23日 日程変更のご相談）」と書いておくと、内容の予測がつきます。そうすると「早く見なきゃいけない」と考えます。受け手の読み方をコントロールしないといけないので、相談だったら「相談」、報告だったら「報告」と書いておくと、読んでいる人は「これはアドバイスしないといけない」と思って読んだり、読み方をコントロールできます。
・パッと見て、読みやすそうな事が大事
平野：上から、宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、締めの挨拶、書名の型にのっとるのも大切ですし、1行をダラダラと書かないこと。Gmailの場合、私のパソコンでは89文字横に表示されますが、ダラダラ書くと読みづらいので、20から30文字書いたら、強制的に改行します。
内容が大きく変わるときは2行あけたり、罫線を入れたりして、区切れ目を見せるのも読みやすくなるコツです。
・避けたほうがいい表現
平野：例えば「◯◯させていただく」といった表現を多用するのは避けましょう。「書類を作成させていただき、お送りさせていただきます」といった文章だと分かりづらいです。「書類を作成し、お送りいたします」で十分です。「させていただきます」は、一見丁寧に見えますが、多用すると逆に読みづらくなり、頭に入ってこなくなります。
・「取り急ぎ」「ご返信不要です」も要注意
平野：私は読みながら返事を書くタイプなので、最後まで読んで「ご返信不要です」と書いてあるとガッカリします。返信するかしないかは相手が決めることなので、「返信不要です」と書く必要はありません。あと「取り急ぎ」と書く人がいますけど、「取り急ぎ」はその後にきちんとした連絡があるイメージなので、書かなくてもいいです。
・「◯◯様」「◯◯さま」
平野：私の場合は、関係がしっかりと構築できてきたら、少しくだけて「さま」を使ったり、「さん付け」に変えることもあります。あるいは、会社名を省略して距離感を近くすることが多いですね。ただし、目上の方や礼儀を重んじる方には、「様」をつけてしっかりと書いたほうがいいでしょう。
・返信は朝と夕方
平野：私たちが行っているビジネスメール実態調査では、7割の人が返信が遅れることがわかっています。まずはルールを決めるのが1番です。例えば、12時間以内に返信するとか。私の場合は、朝出社したらたまっているメールを全て処理して、夕方会社を出るときに、その時点でたまったメールを全て処理します。そうすると、「メールの返事が早い」と思ってくれます。朝と夕方と仕事の合間に隙間を見つけて、ちょこちょこと返事をすれば十分です。
・遅い時間のメールは避けたい
平野：送信する時間は、基本的には夜には送らないほうがいいです。夜中の12時にメールが届いたら、労働している時間だと思われてしまう可能性があります。勤務時間内に送りましょう。相手が携帯に転送していて、それで目を覚ましてしまうとか、そういう苦情がたまにありますね。最近はGmailに予約機能がつきました。土日に仕事をするときは月曜の朝に送信するように予約をすることもできます。
平野さんの著書『伝わるメール術 だれも教えてくれなかったビジネスメールの正しい書き方』もチェックしてみてください。
【この記事の放送回をradikoで聴く】
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【番組情報】
番組名：『STEP ONE』
放送日時：月・火・水・木曜 9時－13時
オフィシャルサイト：http://www.j-wave.co.jp/original/stepone